Conferir recebimentos de convênios é uma das tarefas mais importantes — e mais negligenciadas — na gestão financeira médica. Médicos produzem diariamente, mas muitos só olham o extrato bancário no fim do mês, sem cruzar cada procedimento com o valor efetivamente pago.
O resultado são divergências acumuladas: glosas não contestadas, repasses atrasados e convênios que pagam sistematicamente abaixo do contratado, sem que ninguém perceba o padrão.
Por que a conferência é essencial
Convênios trabalham com prazos longos, regras complexas e múltiplos intermediários. Um cirurgião pode receber pelo hospital, por cooperativa ou direto da operadora — cada fluxo com calendário e formato diferente. Sem conferência estruturada, você confia cegamente no repasse.
Documentos necessários para conferir
- Relatório de produção — cirurgias, consultas, plantões e procedimentos realizados
- Guias e autorizações — TISS, senhas, número de guia e status
- Demonstrativos de pagamento — extratos da operadora, hospital ou cooperativa
- Extrato bancário — valores que efetivamente entraram na conta
- Tabelas contratuais — CBHPM, TUSS, percentuais e regras por convênio
Passo a passo da conferência mensal
1. Consolide a produção do período
Liste todos os atendimentos do mês: data, paciente (ou código interno), convênio, procedimentos, equipe e valor esperado. Quanto mais cedo esse registro for feito, menor o risco de esquecimento.
2. Estime o valor bruto esperado
Com base nas tabelas vigentes, calcule quanto deveria ser pago por cada item. Considere porte, auxiliares, anestesia, UCO e regras de pacote do convênio.
3. Cruze com demonstrativos de pagamento
Para cada procedimento, verifique se aparece no demonstrativo, se foi pago integralmente, parcialmente ou glosado. Anote códigos de glosa e valores divergentes.
4. Valide o crédito bancário
Confirme se o valor do demonstrativo bate com o depósito. Descontos de IR, taxas administrativas e repasses fracionados podem causar diferenças aparentes.
5. Identifique pendências e atrasos
Procedimentos realizados há 60, 90 ou 120 dias sem pagamento devem entrar em uma fila de cobrança. Prazos variam por convênio e tipo de contrato.
6. Priorize ações corretivas
Separe glosas contestáveis, valores em atraso e divergências recorrentes por convênio. Nem tudo exige ação imediata — mas tudo precisa estar visível.
Checklist rápido: produção registrada → valor esperado calculado → demonstrativo cruzado → banco validado → pendências listadas → recursos iniciados dentro do prazo.
Erros comuns na conferência
- Conferir apenas o total do mês, sem detalhar por procedimento
- Ignorar pagamentos parciais ("pelo menos veio algo")
- Depender só do hospital para informar glosas
- Usar planilhas desatualizadas ou sem histórico
- Deixar prazos de recurso expirarem por falta de organização
Indicadores para acompanhar todo mês
- Taxa de glosa — percentual do faturado que não foi pago
- Prazo médio de recebimento — dias entre procedimento e crédito
- Valor pendente — total em aberto por convênio
- Taxa de recuperação — quanto foi revertido via recurso
- Rentabilidade por convênio — quanto cada operadora efetivamente paga vs. esforço clínico
Como a tecnologia simplifica esse processo
A conferência manual funciona quando o volume é baixo. Com dezenas ou centenas de procedimentos por mês, planilhas se tornam frágeis. Ferramentas de conciliação automatizada importam extratos, cruzam com produção e destacam divergências em minutos.
O MedFlow foi desenvolvido para esse fluxo: produção, recebíveis, glosas e conciliação em um único painel — reduzindo horas de trabalho administrativo e aumentando a taxa de recuperação financeira.